Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE (Henkilötietolaki 10 § ja 24 §)

Tällä lomakkeella ovat sekä tietosuojaselosteen tiedot (HetiL 10 §) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 §).

1. Rekisterinpitäjä

Puheterapeutti Mirve Soininen, toiminimen y-tunnus 2062166-4

Vuorikatu 1 A 3, 70100 Kuopio

040-5598521, mirve.soininen@gmail.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Puheterapeutti Mirve Soininen, toiminimen y-tunnus 2062166-4

Vuorikatu 1 A 3, 70100 Kuopio

040-5598521, mirve.soininen@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Puheterapeutti Mirve Soinisen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakkaan tutkimusten ja kuntoutuksen suunnittelu, toteutus ja dokumentointi.

Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu

Yhteydenpito asiakkaisiin ja heidän lähiomaisiin

Hoidon laskutukseen tarvittavat tiedot

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. 

5. Asiakasrekisteriin talletetut tiedot

• asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
• asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen asiakkaan huoltaja
• asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot
• muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. tarvittaessa kerätään toisen puheterapeutin, lähettävän lääkärin, psykologin ym. työtehtävissä laatimat tiedot, HOJKS-lomakkeet, kokousten muistiinpanot.
• ajanvaraustiedot
• hoitoa koskevat laskutustiedot
• terapian toteuttamisen aikana muodostuneet tiedot (terapiakertojen kuvaukset)
• puheterapia-arviointien lomakkeet
• terapiasta tai arvioinneista laaditut palautteet
• erityisellä luvalla nauhoitetut ääni- ja videotallenteet
• 
  

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä

Lait: Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)

Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: ei yhdistetä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaalta itseltään saadut tiedot.

Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta ja hoitavilta yksiköiltä, sekä Kelalta, perusterveydenhuollosta ja vakuutusyhtiöistä saatavat tiedot.

Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää puheterapeutti Mirve Soininen.

Lainsäädännön yleiset periaatteet:

• Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan ao asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 §) Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Asiakastietoja ei luovuteta, eikä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan kirjallisella suostumuksella erikseen määritellyille tahoille ja tilanteissa, joissa on lain mukaan nimenomainen valtuutus, kuten erityislain nojalla Kelalle, STAKESille, Valviralle sekä terveudenuollon valvakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu ja tilastointitarkoituksia varten. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Asiakastietoja ei luovuteta sivullisille. Niitä voivat käyttää vain hoidon toteutukseen osallistuvat henkilöt.

Tietojen säännönmukainen luovutus asiakkaan tai hänen omaisensa/huoltajiensa antamalla kirjallisella luvalla: 

- lausunnot ja terapiapalautelomakkeet terapiajakson päättyessä palvelun tilaavalle taholle (Kela, kunnat, erikoissairaanhoito, vakuutusyhtiöt)

- puheterapia-arvioiden tutkimustulokset palvelun tilaajalle

- asiakkaille ja heidän omaisilleen palaute terapiasta hoitojakson päättyessä. 

8. Asiakastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa

• Sähköisen potilasasiakirjajärjestelmän tiedot on tallennettu 1.1.2018 lähtien suojattuun Diarium- potilaskortisto- ja laskutusohjelmaan. Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain terapeutilla itsellään. Hän valvoo aineistoa. Sähköisesti tallennetut aineistot säilytetään terapeutin henkilökohtaisella tietokoneella, tabletilla tai erillisellä muistitikulla tai irtokovalevyllä. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Muistitikkua ja irtokovalevyä säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa. Tietoja ei ole muilla tietokoneilla. Laskutus toimii sähköisen tietoturvallisen Diarium-potilastietojärjestelmän kautta. 31.12.2017 asti asiakasrekisterin tiedot on tallennettu manuaalisesti lukittavaan arkistokaappiin. Ydinosat potilaan terveys- ja sairaushistoriasta ja hoitojaksokohtaiset asiakirjat säilytetään lain vaatimalla tavalla (Arkistolaki 831/1994).
• Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
• Tietokoneelle ei tallenneta asiakastietoja. Manuaaliseen asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä.
• Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
• .Henkilötietojen säilytysajan määrittämiskriteerit Terveydenhuollon toiminnasta syntyvien dokumenttien säilytysajat on määritetty potilasasiakirja-asetuksessa, jossa todetaan mm. seuraavaa: Sähköisten potilastietojen käyttöön ja luovutukseen liittyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 5 §:ssä tarkoitetut lokitiedot tulee säilyttää eheinä ja muuttumattomina vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä. 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta säilytetään ajanvarauskirjat, muiden terveydenhuollon yksiköiden paperiset lausunnot ja mahdolliset paperiset muistiinpanot. Erilaiset kuntoutukseen liittyvät tallenteet säilytetään 12 vuotta tallenteen ottamisesta. Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta ja jos siitä ei ole tietoa 120 vuotta potilaan syntymästä. Säilytysajan jälkeen paperiaineisto tuhotaan silppurissa ja muistitikut tyhjennetään ja tuhotaan.

Asiakasasiakirjojen lainauksen yleiset periaatteet:

Asiakasasiakirjat ovat kuntoutujalle pyydettäessä nähtävissä. Asiakirjoja ei lainata.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei siirretä

10. Tarkastusoikeus

Tarkastusoikeuden sisältö: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Tietosuoja-asetuksen 15-22§).

• Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.
• Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 §).

Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi

• Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.
• Pyyntö osoitetaan Mirve Soiniselle.
  
• Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista.
• Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena

11. Oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivästystä oikaistava rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä virheellisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan (Hetil 29 §).

Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus esitetään Mirve Soiniselle.

Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä asiakasasiakirjoista. (Sosiaali- ja terveysministeriön asiakasasiakirjojen laatimista koskevat määräykset 1993:7)

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Asiakasrekisteriä ei käytetä edellä mainittuihin tarkoituksiin eikä siirrä tietoja järjestelmästä toiseen. Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää puheterapeutti Mirve Soininen. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne. (Henkilötietolaki 523/99)

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään (Mirve Soininen).